FUNGSI PENGURUSAN PENDIDIKAN

Pengenalan

Pengurusan merupakan satu perkara yang yang sangat penting di dalam sesebuah organisasi. Tanpa pengurusan yang cekap proses pengeluaran tidak dapat berjalan dengan baik dan juga tidak dapat menyempurnakan kehidupan manusia. Untuk mengurus sesuatu organisasi, seseorang pentadbir atau pemimpin seharusnya memahami terlebih dahulu apa yang dimaksudkan dengan pentadbiran dan pengurusan.

Stoner ( 1984 ) dalam buku Management mengatakan pengurusan ialah satu proses merancang, mengelola, memimpin, mengawal daya usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan sumber-sumber lain untuk mencapai matlamat yang ditentukan. Campbell ( 1983 ) pula, dalam bukunya Introduction to Educational Administration menjelaskan proses pentadbiran sebagai satu cara anggota-anggota sebuah organisasi membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk mencapai matlamat

Definisi Pengurusan

Secara am, pengurusan merujuk kepada proses pencapaian matlamat organisasi mengikut cara yang berkesan dan cekap. Ini dilakukan melalui proses perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan sumber-sumber organisasi ( Daft, 1997 ). Dua idea penting yang terkandung dalam definisi ini ialah pertama, fungsi pengurusan ada empat iaitu perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan. Kedua, matlamat organisasi dicapai mengikut cara yang berkesan dan cekap. Semua organisasi pula mempunyai orang yang bertanggungjawab untuk membantu mencapai matlamat dan orang ini digelar pengurus. Menurut Griffin (1993 ), pengurus merupakan individu yang membuat perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan ke atas sumber-sumber manusia, kewangan, fizikal dan maklumat-maklumat organisasi.

Pengurus juga menggunakan pelbagai jenis kemahiran untuk melaksanakan peranannya. Pengurus yang gagal pula menjalankan fungsi-fungsi pengurusan dangan berkesan dan cekap akan menjejaskan kejayaan organisasinya. Terdapat tiga peringkat pengurus iaitu pengurus atasan, pertengahan dan bawahan. Pengurus atasan adalah seorang pengurus yang berada pada peringkat atasan dalam hierarki organisasi dan bertanggungjawab ke atas keseluruhan organisasi. Nama-nama jawatan yang sering dikaitkan adalah Presiden, Pengarah Eksekutif, Ketua Pegawai Eksekutif dan sebagainya. Pengurus pertengahan pula bekerja pada peringkat pertengahan dalam organisasi dan bertanggungjawab ke atas unit perniagaan dan jabatan-jabatan utama. Nama-nama jawatan yang dikaitkan seperti Ketua Jabatan, Ketua Bahagian, Pengurus Loji dan sebagainya. Pengurus bawahan pula bertanggungjawab secara langsung ke atas pengeluaran produk atau perkhidmatan organisasi. Nama-nama jawatan yang dikaitkan seperti Penyelia, Ketua seksyen dan sebagainya.

Dua kategori pengurus yang dikenalpasti ialah pengurus fungsian yang bertanggungjawab ke atas jabatan yang melaksanakan aktiviti-aktiviti yang ada kaitan dengan suatu bidang fungsian dan mempunyai pekerja yang mempunyai latihan dan kemahiran yang serupa. Jabatan-jabatan fungsian adalah seperti Kewangan, Sumber Manusia, Pengeluaran dan sebagainya. Kategori pengurus seterusnya ialah Pengurus besar yang bertanggungjawab ke atas operasi unit yang lebih kompleks, seperti sebuah syarikat atau bahagian yang meliputi beberapa jabatan yang melaksanakan fungsi yang berbeza. Dalam erti kata lain, pengurus besar akan menyelia kerja-kerja pengurus fungsian.


Fungsi- fungsi Pengurusan

Seorang pengurus yang berjaya berupaya melaksanakan keempat-empat fungsi asas pengurusan iaitu perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan di dalam organisasinya. Kebanyakan pengurus terlibat lebih daripada satu aktiviti pada masa yang sama.

Perancangan

Perancangan bermaksud ke arah mana organisasi ingin berada pada masa akan datang dan bagaimana untuk mencapai matlamat ini. Pada amnya, perancangan bermaksud mendefinisikan matlamat organisasi untuk masa akan datang dan membuat keputusan mengenai tugas dan penggunaan sumber yang diperlukan untuk mencapai matlamat tersebut. Pengurus melakukan perancangan untuk tiga tujuan iaitu pertama, menetapkan arah yang hendak dituju oleh organisasi pada masa akan datang seperti meningkatkan keuntungan, meluaskan pasaran atau memperjuangkan tanggungjawab sosial. Kedua, mengenalpasti sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai matlamat dan akhir sekali membuat keputusan mengenai aktiviti-aktiviti yang diperlukan bagi mencapai matlamat.

Secara umum, perancangan merujuk kepada proses formal yang merangkumi aktiviti seperti memilih misi dan matlamat keseluruhan organisasi untuk jangka masa panjang dan pendek, membentuk matlamat bahagian, jabatan dan individu berasaskan matlamat organisasi, memilih strategi dan taktik untuk mencapai matlamat tersebut dan memperuntukkan sumber seperti manusia, wang dan peralatan bagi mencapai pelbagai matlamat, strategi dan taktik.

Dalam pengorganisasian, matlamat adalah penting kerana ia menyediakan panduan dan memberi kesatuan arah kepada ahli organisasi, menyelaraskan usaha dan aktiviti ahli organisasi, memandu pelan dan keputusan, serta membantu menilai kemajuan yang telah dicapai. Penetapan matlamat juga mestilah berpandukan kepada misi organisasi.

Sepuluh langkah yang menjadi panduan dalam proses perancangan formal ialah menetapkan matlamat, menilai faktor persekitaran, membentuk andaian, melibatkan pengurusan dan staf, membentuk alternatif, memeringkat pelan, menyalurkan pelan, membentuk pelan sokongan, melaksanakan pelan tindakan dan akhir sekali menilai dan mengulangi proses perancangan.

Dalam bidang pengurusan pendidikan, perancangan merupakan satu perkara yang diberi keutamaan. Sebagai contoh di sekolah, pihak pentadbir akan menyediakan satu perancangan sebelum bermulanya suatu sesi baru persekolahan. Oleh sebab itu, semua pentadbir sekolah akan mengadakan mesyuarat dengan semua guru-guru termasuk menyediakan takwim sekolah untuk sesi seterusnya serta perancangan pada sesi tersebut. Dengan cara ini, semua pentadbir dan guru-guru telah mendapat gambaran awal tentang matlamat yang hendak dicapai pada tahun tersebut. Selain itu, perancangan yang ada juga membolehkan guru menyediakan strategi atau bahan-bahan yang diperlukan bagi mencapai sesuatu matlamat tersebut. Pihak pentadbir sekolah juga secara tidak langsung boleh mendapatkan sumber-sumber seperti sumber manusia, sumber kewangan, sumber fizikal dan lain-lain bagi melaksanakan perancangan tersebut.



Pengorganisasian

Setelah pelan disediakan oleh pengurus atau pentadbir, langkah seterusnya ialah menterjemahkan idea-idea abstrak yang terdapat dalam pelan tadi kepada realiti. Tindakan ini memerlukan fungsi pengorganisasian. Pengorganisasian melibatkan pengagihan tugas-tugas, pengumpulan tugas-tugas ke dalam jabatan, pembentukan deskripsi kerja, pengagihan sumber-sumber kepada jabatan dan penstafan. Aktiviti ini memerlukan pembentukan struktur perhubungan yang akan membolehkan pekerja melaksanakan pelan yang telah dibentuk oleh pengurus. Pengorganisasian yang dilakukan dengan berkesan dapat membantu pengurus dalam menyelaraskan sumber-sumber manusia dan bahan dengan lebih baik. Kejayaan organisasi bergantung ke atas kebolehan pihak pengurusan untuk menggunakan sumber-sumber organisasi secara cekap dan berkesan.

Pengorganisasian ini sebenarnya boleh dijelaskan sebagai proses membuat keputusan tentang cara terbaik untuk mengumpulkan, mengagihkan dan menyelaraskan kesemua aktiviti dan sumber organisasi agar matlamat keseluruhan organisasi dapat dicapai. Melalui fungsi pengorganisasian ini juga pengurus akan menentukan tugas mana yang perlu disiapkan, bagaimana tugas-tugas tersebut boleh digabungkan secara terbaik ke dalam pekerjaan yang spesifik dan bagaimana pekerja boleh dikumpulkan ke dalam unit-unit yang berbeza bagi membentuk struktur organisasi.

Pembahagian kerja yang merupakan sebahagian daripada proses pengorganisasian merujuk kepada pemecahan tugas yang kompleks kepada komponen yang lebih kecil agar individu hanya bertanggungjawab ke atas sebilangan aktiviti yang terhad. Pembahagian kerja akan membawa kepada pengkhususan.

Di dalam pengurusan dan pentadbiran pendidikan, terutamanya organisasi sekolah, pengorganisasian ini perlu dilaksanakan dengan lebih teratur. Apabila sesuatu perancangan telah dibuat, maka pihak pentadbir sekolah akan membentuk satu jawatankuasa bagi mengurus setiap perancangan yang dibuat. Oleh sebab itu didapati, di setiap sekolah banyak jawatankuasa telah ditubuhkan bagi melaksanakan sesuatu perancangan tersebut. Selain itu, pihak pentadbir sekolah juga lebih mudah untuk mengagihkan sumber-sumber yang ada dan diperoleh sekiranya pengorganisasian ini dibentuk dengan lebih teratur. Sebagai contoh di setiap sekolah mempunyai Jawatankuasa Kurikulum yang antara tugasnya memantau dan melaksanakan panitia-panitia matapelajaran yang ada di sekolah tersebut. Jawatankuasa ini juga akan memastikan setiap panitia pula mempunyai perancangan dan aktiviti bagi melaksanakan matlamat panitia tersebut. Oleh itu sumber kewangan dan sumber fizikal boleh diagihkan dengan lebih berkesan.

Kepimpinan

Kepimpinan merupakan fungsi pengurusan yang semakin penting setelah pelan dibentuk, struktur perhubungan dalam organisasi diwujudkan, dan pekerja yang berkebolehan direkrutkan. Kepimpinan bukan sahaja dilakukan selepas proses perancangan dan pengorganisasian. Ia juga penting kepada kejayaan fungsi-fungsi berkenaan. Kepimpinan merujuk kepada penggunaan pengaruh untuk memotivasikan pekerja ke arah pencapaian matlamat organisasi. Kepimpinan bermaksud mewujudkan budaya dan nilai yang dikongsi bersama, menyalurkan maklumat mengenai matlamat kepada semua ahli organisasi melalui proses komunikasi dan menanamkan dalam diri pekerja semangat berusaha ke arah tahap prestasi yang tinggi. Kepimpinan melibatkan proses memotivasikan keseluruhan jabatan, bahagian dan individu yang bekerja rapat dengan seseorang pengurus. Kebolehan untuk membentuk budaya, menyalurkan matlamat dan memotivasikan pekerja adalah kritikal kepada kejayaan perniagaan terutama dalam era ketidakpastian, pengecilan saiz organisasi, persaingan antarabangsa dan kepelbagaian dalam tenaga pekerja.

Kepimpinan merupakan proses mempengaruhi gelagat orang lain ke arah pencapaian matlamat tertentu. Tema utama dalam kepimpinan ialah bagaimana untuk mendapatkan bantuan orang lain dalam melaksanakan dan menyiapkan sesuatu tugas. Kepimpinan bertujuan untuk melengkapkan dan memperjelaskan struktur organisasi, membentuk misi dan strategi baru disebabkan berlakunya perubahan dalam persekitaran luaran, menyelaraskan usaha pelbagai unit dalam organisasi serta memotivasikan pekerja ke arah pencapaian matlamat organisasi. Untuk berjaya sebagai pemimpin pula seseorang pengurus itu perlu mempunyai pengetahuan dan kemahiran dalam pelbagai aspek perhubungan interpersonal seperti komunikasi, motivasi dan dinamik kumpulan.

Dalam sesebuah organisasi, kepimpinan boleh wujud dalam dua bentuk iaitu kepimpinan formal yang dikatakan wujud apabila seseorang individu atau kumpulan memainkan peranan kepimpinan ke atas pengikutnya berdasarkan autoriti formal yang diperolehi lanjutan daripada posisi beliau dalam hierarki organisasi. Kepimpinan tidak formal dikatakan wujud dalam sesuatu situasi apabila seseorang individu tanpa sebarang autoriti formal berjaya mempengaruhi gelagat orang lain. Penghormatan dan seterusnya ikutan yang diberikan oleh orang lain kepada pemimpin tidak formal mungkin disebabkan oleh tarikan karisma yang beliau miliki atau kerana sesuatu tindakan yang telah beliau tunjukkan. Untuk memimpin, seseorang pengurus itu memerlukan kuasa. Lima jenis kuasa yang telah dikenalpasti ialah kuasa ganjaran, paksaan, sah, kepakaran dan rujukan.

Di dalam organisasi sekolah, pengetua atau guru besar merupakan seorang pemimpin yang perlu ada ciri-ciri kepimpinan yang berkesan supaya matlamat organisasi sekolah dapat dicapai. Seorang pengetua atau guru besar perlu mempunyai pengetahuan dan kemahiran sebagai pemimpin supaya kepimpinan lebih teserlah dan menjadi ikutan ahli-ahli organisasi yang lain.

Pengawalan

Pengawalan merupakan fungsi keempat dalam proses pengurusan. Menurut Hellriegel & Slocum (1996), pengawalan merujuk kepada proses dalam mana seseorang individu, kumpulan mahupun organisasi, secara sedar mengawasi prestasi dan mengambil tindakan-tindakan pembaikan. Pengurus mestilah memastikan organisasi bergerak ke arah matlamatnya.
Arah aliran baru yang membabitkan perkongsian kuasa (empowerment) dan peningkatan kepercayaan pihak pengurusan terhadap golongan pekerja bawahan telah mengurangkan aktiviti kawalan yang bercorak ‘atas ke bawah’ (top down). Sebaliknya tumpuan yang lebih banyak diberikan ke atas aktiviti latihan bagi membolehkan pekerja bawahan mengawasi dan memperbaiki prestasi kerja mereka sendiri. Dalam proses pengawalan, pengurus akan menetapkan piawaian (standard) prestasi, kedua, mengukur prestasi masa kini berbanding dengan piawaian yang telah ditetapkan, ketiga, mengambil tindakan untuk memperbaiki apa-apa penyimpangan dan keempat, mengubahsuai piawaian jika perlu.

Pengawalan boleh diterangkan sebagai proses mengawasi aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan, membandingkan hasil atau prestasi dengan piawaian yang telah ditetapkan untuk memastikan hasil atau prestasi yang diperolehi itu adalah konsisten dengan piawaian. Andaikata prestasi yang diperolehi tidak memenuhi piawaian, maka tindakan pembaikan perlu diambil agar matlamat organisasi yang dirancangkan dapat dicapai. Pengawalan membantu para pengurus mengawasi keberkesanan fungsi perancangan, pengorganisasian dan kepimpinan mereka.

Pengawalan dan perancangan sebenarnya saling berkait di mana pengawalan menyediakan halacara bagi mengawasi dan memperbaiki prestasi agar matlamat yang dirancangkan dapat dicapai. Kawalan memainkan peranan bagi membantu pengurus mengendalikan ketidakpastiandan perubahan dalam persekitaran, meningkatkan kualiti produk atau servis organisasi, mengesan peluang, mengendalikan situasi yang kompleks serta memudahkan tindakan mendesentralisasikan autoriti kepada peringkat yang lebih rendah dalam hierarki organisasi.

Secara umum, proses kawalan melibatkan enam langkah yang merangkumi tindakan menentukan bidang untuk dikawal, menetapkan piawaian, mengukur prestasi, membandingkan prestasi dengan piawaian, mengambil tindakan mengiktiraf prestasi yang positif atau mengambil tindakan pembaikan jika wujud penyimpangan yang negative dan akhir sekali mengubahsuai piawaian dan ukuran jika didapati keadaan sudah berubah. Kawalan boleh difokuskan ke atas sumber-sumber organisasi seperti sumber kewangan, fizikal, manusia dan maklumat.

Sistem kawalan yang berkesan sepatutnya dapat memenuhi kesemua lima kriteria iaitu mempunyai perkaitan dengan matlamat yang diinginkan, bersifat objektif, menyeluruh, menepati masa dan boleh diterima oleh ahli organisasi.

Rumusan

Pengurusan merujuk kepada proses pencapaian matlamat mengikut cara yang berkesan dan cekap melalui fungsi perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan ke atas sumber-sumber organisasi. Pengurus pula merupakan individu yang bertanggungjawab melaksanakan proses pengurusan. Pengurus yang gagal menjalankan keempat-empat fungsi pengurusan dengan berkesan dan cekap akan menjejaskan kejayaan organisasinya.

Terdapat empat fungsi asas pengurusan iaitu perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan. Kebanyakan pengurus terlibat dengan lebih daripada satu aktiviti fungsian pada masa yang sama. Perancangan bermaksud mendefinisikan matlamat organisasi untuk masa akan datang, membuat keputusan mengenai tugas dan sumber yang diperlukan bagi mencapai matlamat tersebut. Pengorganisasian pula melibatkan aktiviti mengagihkan tugas, mengumpulkan pelbagai tugas ke dalam jabatan, membentuk deskripsi kerja, mengagih sumber kepada jabatan dan melakukan penstafan.

Kepimpinan pula merujuk kepada penggunaan pengaruh untuk memotivasikan pekerja ke arah pencapaian matlamat organisasi. Kepimpinan membabitkan aktiviti membentuk budaya organisasi, berkomunikasi dan memotivasi pekerja. Pengawalan pula merujuk kepada proses dalam mana individu, kumpulan mahu pun organisasi secara sedar mengawasi prestasi dan mengambil tindakan-tindakan pembaikan.

Kesimpulannya , kempat-empat fungsi ini sangat penting dalam aspek pengurusan. Maka seharusnya setiap organisasi seperti organisasi pendidikan melaksanakan fungsi-fungsi tersebut dalam melaksanakan matlamat dalam pendidikan di negara ini.