MAHZAB PENGURUSAN

MAZHAB PENGURUSAN (1856-1915)
Bidang pengurusan mempunyai sejarah perkembangan yang patut ditinjau supaya kita dapat memahami perbezaan dan perkaitan antara amalan pengurusan sekarang dan masa depan dengan pengurusan yang dialami pada abad yang lampau.
Untuk meninjau perkembangan pemikiran pengurusan, eloklah jika kita melihat dari tiga sudut mazhab pengurusan, iaitu klasik, perlakuan, dan sains pengurusan. Pendekatan kontingensi dan teori sistem yang berkembang pada tahun enam puluhan lahir daripada pengalaman pengurus, penyelidik, dan pakar runding.
Mazhab klasik pengurusan yang bermula pada awal abad ini telah diterima dan dipraktik oleh pengurus hingga ke hari ini. Dua cawangan mazhab klasik yang telah berkembang ialah pengurusan saintifik dan proses pengurusan.Ahli-ahli fikir pengurusan saintifik terdiri daripada jurutera dan ahli sains, seperti Robert Owen (1771-1858), Charles Babbage (1772-1871), Frederick Taylor (1856-1915), Henry L. Gantt (1861-1919), dan Gilbreths (1868-1972).Dengan kelahiran organisasi yang besar dan kompleks, pengurus menumpukan perhatian kepada cara untuk mengurus organisasi besar, termasuklah penyelarasan sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. Fungsi pengurusan seperti perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan selalunya disebut sebagai proses pengurusan atau pengurusan organisasi.
Henri Fayol (1841-1925) yang digelar sebagai Bapak Pemikiran Pengurusan telah memberi sumbangan terhadap teori organisasi. Mazhab perlakuan menekankan proses psikologi dan sosiologi seperti sikap, dorongan, dan struktur kumpulan yang mempengaruhi prestasi pekerja. Ini bermakna, mazhab klasik memfokuskan pekerja di dalam pekerjaan tersebut.
Sains pengurusan menumpukan aspek kuantitatif di dalam pengurusan. Pendekatan kuantitatif yang telah diterima dengan meluas hasil perkembangan atau kemajuan komputer dapat menyelesaikan masalah yang kompleks.
Pendekatan kontingensi atau situasi menitikberatkan hubungan antara organisasi dengan persekitaran luaran dan dalaman. Pendekatan kontingensi ini memberi perhatian bahawa tidak terdapat satu cara pengurusan yang dianggap paling baik, malah pendekatan ini lebih mengutamakan penyesuaian, fleksibiliti, dan ketahanan organisasi untuk mencapai matlamatnya.

2.2 PENGURUSAN SAINTIFIK (1856-1915)
Pada awal abad kedua puluh, pengurusan saintifik muncul hasil keperluan untuk mempertingkatkan lagi kecekapan dan daya pengeluaran melalui penggunaan sumber manusia dan fizikal. Frederik Taylor, seorang jurutera mekanik dan pakar runding, telah membuat perhatian ke atas fungsi dan pergerakan setiap pekerja yang menjalankan tugas dan kemudiannya telah membuat analisis dan mereka bentuk semula tugas itu dengan efisien.Frederick Taylor mengeluarkan prinsip pengurusan saintifik seperti berikut:
1. Penentuan pergerakan:

Membina kaedah saintifik dengan menentukan pergerakan dan perjalanan kerja yang dijalankan supaya lebih efisien. Dengan penentuan ini, kerja dapat disiapkan dengan lebih cepat dan dengan peratusan atau kadar yang lebih tinggi.
2. Pengkhususan kerja:

Frederick Taylor telah memikirkan tentang pentingnya seorang pakar di setiap bahagian. Misalnya, seorang fomen (sebagai ketua) dikehendaki bertanggungjawab di dalam bahagian pembaikan mesin, seorang di bahagian perjalanan mesin, seorang di bahagian pemeriksaan dan lain-lain. Dengan cara yang demikian, pekerja dapat memahirkan diri dalam bidang yang khusus.
3. Perancangan dan penjadualan yang rapi:

Perancangan dan penjadualan aktiviti organisasi perlu untuk memastikan penggunaan sumber manusia dan bahan pada tempat dan masa yang sesuai.
4. Pemilihan dan pengambilan kakitangan yang rapi:

Frederick Taylor percaya bahawa pemilihan dan pengambilan kakitangan perlu dibuat dengan teliti untuk menjamin kakitangan yang diambil itu dapat menjalankan tugas seperti yang dikehendaki. Di dalam proses pengambilan ini, ujian tertentu hendaklah diadakan untuk menguji kebolehan dan keupayaan seseorang itu. Proses pemilihan yang teliti berserta dengan program latihan tertentu dapat menjamin prestasi yang tinggi di dalam menjalankan tugas.
5. Insentif upah:

Program upah yang diadakan bertujuan membayar upah mengikut jenis kerja yang dibuat. Ini bermakna program upah itu menyediakan kadar upah mengikut jenis kerja. Bonus melalui skim perangsang juga diberikan kepada pekerja yang dapat menyiapkan kerja lebih awal dari jangka masa yang ditetapkan.
2.2.1 Sumbangan Pengurusan Saintifik
Perkembangan prinsip pengurusan saintifik telah melahirkan beberapa orang penyumbang seperti, Gilbreths dan Gantt yang telah membuat kajian lanjut tentang pengawalan dan penjadualan, prinsip kecekapan, dan kesenangan bekerja.

2.3 PROSES PENGURUSAN
Pengurusan saintifik yang menumpukan terhadap pengeluaran yang efisien mempunyai skop yang terhad. Walaupun pengeluaran yang efisien itu penting, isu-isu yang berhubung dengan pengurusan organisasi secara menyeluruh juga tidak kurang pentingnya. Organisasi dan pengurusan organisasi telah menjadi bertambah kompleks jika dibandingkan dengan prinsip pengurusan saintifik yang memberi perhatian kepada kecekapan pengeluaran. Dari keadaan ini, lahirlah pemikiran yang disebut teori pentadbiran ke arah perkembangan fungsi-fungsi asas pengurusan.

2.4 HENRI FAYOL: PRINSIP DAN FUNGSI PENGURUSAN
Henri Fayol (1841-1925) seorang jurutera dan eksekutif Perancis, telah membuat tiga sumbangan penting di dalam teori pentadbiran. Beliau telah diberi gelaran "Bapa Pemikiran Pengurusan".
Pertama, Fayol telah membezakan antara kemahiran teknikal dengan kemahiran pengurusan. Keduanya, beliau telah mengenal pasti fungsi-fungsi pengurusan yang khusus dan ketiganya, beliau telah mencadangkan empat belas prinsip pengurusan.
2.4.1 Kemahiran Teknik dan Kemahiran Pengurusan
Fayol membahagikan pengurusan kepada enam kumpulan:
1. Teknik: Pengeluaran dan pembuatan.
2. Komersial: Pembelian, jualan dan pertukaran (pemasaran).
3. Kewangan: Penggunaan modal dengan optimum.
4. Keselamatan: Melindungi harta dan manusia.
5. Perakaunan: Kos, kunci kira-kira, statistik, mengira stok.
6. Mengurus: Perancangan, penyusunan, pengarahan, penyelarasan, dan kawalan.
2.4.2 Fungsi-fungsi Pengurusan
Fayol menghuraikan dengan lebih lanjut lagi tentang fungsi-fungsi pengurusan yang mengandungi perancangan, penyusunan, pengarahan, penyelarasan, dan pengawalan.
1. Perancangan:

Perancangan meliputi aktiviti-aktiviti berhubung dengan ramalan tindakan yang akan diambil pada masa hadapan dan penentuan arah haluan organisasi agar ia dapat berkembang dan mencapai matlamat-matlamatnya.

2. Penyusunan :

Fungsi ini berhubung dengan pembentukan struktur autoriti, tanggung-jawab dan tugas-tugas.
3. Pengarahan :

Aktiviti ini berkaitan dengan pengarahan kakitangan bawahan, aspek-aspek komunikasi, perlakuan pengurusan, pemberian ganjaran dan penghukuman.
4. Penyelarasan :

Fungsi penyelarasan berkaitan dengan aktiviti mengabungkan bahagian-bahagian untuk mewujudkan kerjasama bagi mencapai matlamat organisasi.
5. Pengawalan :

Pengawalan ke atas perjalanan aktiviti organisasi itu penting agar ia tidak terpesong atau lari daripada dasar dan perancangan organisasi. Fungsi pengawalan ini juga meliputi penilaian pencapaian bahagian-bahagian dan organisasi keseluruhannya.

2.4.3 Prinsip-Prinsip Pengurusan
Fayol telah mencadangkan empat belas prinsip pengurusan yang dapat memberikan panduan kepada pengurus-pengurus tentang pengurusan sesebuah organisasi, tidak kira sama ada organisasi perindustrian, sosial, keagamaan, pertahanan atau kerajaan.
Empat belas prinsip pengurusan yang dikemukakan oleh Fayol adalah:
1. Pembahagian kerja :

Pembahagian kerja dapat meningkatkan produktiviti kerana pekerja menjalankan tugas yang khusus dan dengan demikian mengurangkan beban dan tanggungjawab pekerja.

2. Autoriti :

Fayol mentafsirkan autoriti sebagai hak untuk memberi arahan dan sebagai kuasa untuk menarik seseorang supaya menurut arahan itu.

3. Disiplin :

Asas disiplin ialah menurut arahan dan prosedur serta menghormati per-setujuan yang telah dibuat di antara organisasi dan kakitangannya.

4. Satu perintah :

Fayol percaya bahawa seseorang pekerja mesti menerima arahan-arahan daripada seorang ketua sahaja. Ini dapat mengelakkan daripada berlakunya kekeliruan dan konflik di dalam penerimaan dan pemberian arahan.
5. Satu arahan :

Aktiviti yang mempunyai objektif yang sama hendaklah disatukan di dalam satu rancangan dan diurus oleh seorang ketua sahaja.

6. Mengutamakan kepentingan organisasi :

Kepentingan organisasi hendaklah diutamakan daripada kepentingan peribadi atau individu. Objektif-objektif organisasi adalah paling penting daripada objektif individu.

7. Pembayaran upah :

Pekerja mestilah dibayar dengan bayaran yang sewajarnya. Kerja-sama, sokongan dan ketaatan dapat diperolehi daripada pekerja yang diberi bayaran sewajar dengan perkhidmatan mereka.

8. Pemusatan :

Walaupun pengurus bertanggungjawab sepenuhnya ke atas organisasi, kakitangan bawahan hendaklah juga diberi kuasa yang cukup untuk menjalankan tugas dengan efektif.
9. Rantai pemerintahan :

Rantai pemerintahan ini menunjukkan hierarki autoriti bermula dari peringkat atasan hingga ke peringkat bawahan di dalam struktur organisasi. Rantai autoriti ini juga menunjukkan arah aliran komunikasi formal di dalam organisasi.
10. Susunan :

Fayol menggunakan prinsip susunan material dan sumber manusia yang mana material dan manusia itu hendaklah ditempatkan di tempat yang betul mengikut masa yang tepat.
11. Keseimbangan :

Pekerja hendaklah diberi layanan dan keadilan yang seimbang untuk melahirkan ketaatan mereka kepada organisasi.

12. Kestabilan personel :

Firma yang berjaya mempunyai kumpulan pengurus yang stabil. Pihak pengurusan atasan hendaklah mengimplementasikan amalan yang menggalakkan penglibatan kakitangan kepada organisasi.
13. Inisiatif :

Kakitangan hendaklah diberi kebebasan untuk memajukan dan mengim-plementasikan rancangan.

14. Kekitaan :

Keharmonian di kalangan kakitangan mewujudkan perpaduan dan keteguh-an organisasi.

2.5 MAX WEBER
Max Weber, seorang ahli sosiologi German, menumpukan terhadap teori organisasi. Beliau berpendapat bahawa organisasi berstruktur yang dipanggil birokrasi merupakan yang paling baik. Komponen-komponen birokrasi itu adalah seperti berikut:
1. Pembahagian tenaga buruh.

2. Hierarki autoriti.

3. Sistem prosedur untuk menjalankan tugas.

4. Pemilihan kakitangan berdasarkan kelulusan teknik.

5. Pentadbir-pentadbir tertakluk kepada peraturan dan disiplin.

6. Hubungan di antara individu tidak terikat kepada perasaan hati.
Mengikut Weber, enam struktur yang disenaraikan di atas dapat mewujudkan kestabil-an dan kecekapan yang tinggi.

2.5.1 Sumbangan-Sumbangan Lain kepada Teori Pentadbiran
Ramai individu telah memberikan sumbangan mereka kepada teori organisasi berasaskan kepada fungsi-fungsi pengurusan yang dikemukakan pertama kali oleh Fayol.

2.6 PERGERAKAN PERHUBUNGAN MANUSIA
Sekumpulan penyelidik dari Harvard, yang diketuai oleh Elton Mayo telah menjalankan kajian tentang perlakuan manusia di kilang Hawthorne (Illinois) Western Electric dari tahun 1927-1932. Sejak itu penyelidikan ini dipanggil kajian Hawthorne.Mayo dan rakan-rakannya telah dipanggil oleh Western Electric setelah kajian kesan cahaya lampu kepada produktiviti yang dijalankan oleh jurutera-jurutera syarikat itu memberi keputusan yang mengelirukan. Di dalam ujian pertama, dua kumpulan pekerja, iaitu kumpulan eksperimen dan kumpulan terkawal telah dibentuk. Di dalam kumpulan eksperimen, darjah atau tingkat cahaya lampu telah ditukar, manakala di dalam kumpulan terkawal pula, darjah cahaya lampu tidak diubah. Satu keputusan didapati bahawa kumpulan eksperimen telah meningkat produktivitinya sama ada darjah cahaya lampu itu diubah atau tidak. Di dalam kumpulan terkawal, produktiviti didapati meningkat walaupun tidak ada perubahan dalam tingkat cahaya lampu.

Mayo kemudian telah memberikan kesimpulan bahawa keadaan sosial semasa bekerja seperti kumpulan kerja tidak formal akan mempengaruhi produktiviti. Daripada kesimpulan ini, penyelidik-penyelidik mencadangkan bahawa pihak pengurusan mesti mengakui kepentingan kehendak pekerja terhadap pengiktirafan dan kepuasan sosial, iaitu satu pendekatan terhadap kepentingan sumber manusia di dalam organisasi. Dengan yang demikian program latihan untuk melatih penyelia-penyelia memahami cara kelompok dan individu berkelakuan, peningkatan di dalam proses pengambilan, penempatan dan sistem insentif telah mula diberi tumpuan dan kepentingan.

2.6.1 Chester Barnard (1886-1961)
Berdasarkan pengalaman dan pembacaan yang mendalam di bidang sosiologi dan psikologi, Chester Barnard membuat analisis tentang tugas-tugas eksekutif. Hasil daripada kerjanya itu, Chester Barnard telah menulis buku yang bertajuk The Functions of Executive.Mengikut Barnard, organisasi ditubuhkan untuk mencapai matlamat-matlamat yang mungkin tidak dapat dicapai sekiranya dibuat secara perseorangan. "Usaha secara kerja-sama" ini menjadi asas kepada Barnard untuk mendefinisikan organisasi sebagai satu sistem yang menyelaraskan aktiviti-aktiviti dua orang atau lebih. Perkara yang paling penting ditekankan oleh Barnard ialah bahawa organisasi dapat bergerak dengan efisien dan dapat hidup hanya apabila matlamat organisasi dan matlamat atau keperluan individu yang menjalankan kerja itu seimbang. Barnard juga menunjukkan minat di dalam bidang motivasi, membuat keputusan, komunikasi dan kepentingan objektif.

2.6.2 Douglas McGregor : Teori X dan Teori Y
Di dalam penulisan The Human Side Of Enterprise , McGregor percaya bahawa terdapat dua perlakuan manusia yang membolehkan pihak pengurus mengawal, iaitu Teori X dan Teori Y.Teori X mewakili pendekatan tradisional yang dicadangkan oleh Frederick Taylor (Prinsip-prinsip Pengurusan Saintifik). Teori Y pula memberi galakan terhadap peng-agihan kuasa kepada pekerja bawahan untuk membuat keputusan, usaha untuk membentuk kerja yang tidak rutin atau yang menimbulkan kebosanan, memperluaskan tanggungjawab pekerja, memperbaiki aliran komunikasi dan maklumat di dalam organisasi dan mengenal pasti bahawa pekerja didorong oleh kehendak-kehendak psikologi dan bukan hanya kepada wang.

2.7 GERAKAN PERLAKUAN
Di dalam 1950-an dan 1960-an, iaitu selepas kajian Hawthorne (1920-an dan awal 1930-an), ahli-ahli sains perlakuan, yang mempunyai latihan di dalam sains sosial seperti sains politik, psikologi, sosiologi dan antropologi mula membuat penyelidikan tentang isu-isu sumber manusia di dalam pengurusan. Hasil daripada penyelidikan mereka itu, bidang perlakuan organisasi telah ditemui.Sebahagian daripada kesan-kesan kajian oleh ahli sains perlakuan ini ke atas pengurusan adalah seperti berikut :
1. Peranan pengurus lebih berorientasikan manusia.

2. Masalah pemberian insentif dan sumber motivasi telah diberi perhatian.

3. Kemahiran penyeliaan kakitangan termasuk kebolehan berkomunikasi dengan pekerja, membentuk kefahaman tentang orang lain dan keupayaan melahirkan perpaduan di kalangan pekerja.

4. Di dalam struktur organisasi, penekanan kepada autoriti dikurangkan. Keseimbangan kuasa telah diberi keutamaan.

5. Daya kepimpinan autokratik yang diamalkan telah berubah kepada gaya penyertaandan kebebasan pekerja.

2.8 PENDEKATAN KUANTITATIF (Sains Pengurusan)
Pendekatan sains pengurusan yang dikenali sebagai penyelidikan operasi di dalam Perang Dunia II, menggunakan kaedah-kaedah dan teknik-teknik kuantitatif seperti pemprograman linear, teori mainan (game theory), simulasi, teori kebarangkalian, teori keputusan statistik dan teori giliran (queing theory). Kaedah dan teknik ini digunakan untuk membuat keputusan tentang kedudukan inventori yang optimum, alternatif lokasi tapak, pembahagian sumber dan penjujukan perancangan.

2.9 TEORI SISTEM
Teori sistem melihat sesebuah organisasi sebagai satu sistem penuh (komponen) yang bekerjasama untuk mencapai objektif yang menyeluruh. Sistem ini mempunyai sistem-sistem kecil yang ada pertalian di antara satu sama lain.Sistem boleh dibahagikan kepada dua, iaitu fizikal atau abstrak. Sistem abstrak ialah aturcara pendapat yang berkaitan atau saling bergantung secara teratur. Sistem fizikal ialah set elemen yang sama-sama beroperasi untuk mencapai objektif. Contoh-contoh sistem fizikal seperti sistem komputer yang mengandungi peralatan pemprosesan dan sistem perakaunan yang mengandungi rekod-rekod, prosedur, peralatan dan personel untuk merekodkan data dan menyediakan laporan.Model utama sistem fizikal ialah input, proses dan output.

Input---------------Proses---------------Output

2.9.1 Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem terbuka menukar maklumat, bahan-bahan dan tenaga dengan persekitaran. Sistem terbuka mempunyai bentuk dan struktur yang dapat diubahsuai atau ditukar untuk menye-suaikannya dengan perubahan yang berlaku di dalam persekitaran.Sistem tertutup tidak menukar maklumat, material dan tenaga dengan persekitaran. Di dalam organisasi, sistem di dalam pemprosesan atau pembuatan dianggap sebagai sistem tertutup kerana pemprosesan dan pembuatan pengeluaran itu berjalan tanpa gangguan dan campur tangan pembekal, pelanggan dan orang-orang lain yang tidak berkenaan. Chester Barnard (1866-1961 ) dan A. Simon memberikan penekanan kepada organisasi formal dan sistem sosial.

2.10 PENDEKATAN KONTINGENSI
Pendekatan kontingensi lahir daripada pengalaman pengurus, penyelidik dan pakar runding. Mereka mendapati bahawa kaedah, teknik dan panduan yang dicadangkan oleh mazhab-mazhab pengurusan, iaitu klasik, perlakuan dan sains pengurusan tidak dapat digunakan dengan konsisten pada setiap situasi. Sebagai contoh, penggunaan pendekatan klasik telah mendatangkan prestasi yang tinggi di dalam satu situasi, tetapi tidak berjaya di dalam situasi yang lain. Begitu juga pekerja-pekerja di dalam satu kelompok dapat menerima pendekatan teori Y, tetapi pekerja- pekerja di dalam kelompok yang lain tidak dapat menerimanya. Oleh kerana itu pendekatan kontingensi mula muncul. Pendekatan kontingensi mencadangkan bahawa keberkesanan amalan-amalan pengurusan, gaya, teknik dan fungsi itu bergantung kepada situasi atau keadaan yang tertentu. Oleh kerana keadaan persekitaran organisasi dan manusia di dalam organisasi itu kompleks, kita tidak dapat menjawab dan menyelesaikan masalah dengan paling tepat dan berkesan.Faktor-faktor penentu pendekatan kontingensi merupakan faktor-faktor yang mem-punyai hubungan dengan persekitaran dalaman dan persekitaran luaran. Faktor-faktor persekitaran dalaman termasuklah sumber-sumber dan had-had yang terdapat di dalam organisasi. Faktor-faktor persekitaran luaran pula meliputi faktor ekonomi, perundangan, sosial dan teknologi.

2.11 RUMUSAN
Ketiga-tiga mazhab klasik, perlakuan dan sains pengurusan telah memberi sumbangan kepada pengurus untuk memahami organisasi dan menguruskannya. Tiap-tiap mazhab telah memberikan pandangan yang berasingan tentang masalah dan peluang-peluang serta membentuk cara-cara untuk mengatasinya. Pendekatan sistem telah menekankan organisasi sebagai satu sistem dan mengandungi sistem-sistem kecil yang bekerjasama untuk mencapai matlamat organisasi. Pendekatan kontingensi telah menyentuh aspek situasi yang mempengaruhi keberkesanan dan kecekapan sesuatu tindakan.Rajah 2.1 menunjukkan perkembangan teori pengurusan yang bermula daripada mazhab klasik hingga kepada pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi.